در نخستین گردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران تاکید شد
تدوین شیوه نامه مدیریت بحران؛ ضرورتی در ساختار روابط عمومی
مشعل درواپسین روزهای هفته دوم مرداد امسال، نخستین گردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران به همت شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران وبا هدف توجه به نقش روابط عمومی ها و حوزه اچ اس ای درشرایط اضطرار و بحرانی با حضور ارسلان رحیمی، مدیرعامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران؛ مدیران و روسای رسانه ای وزارت نفت،همچنین رؤسا و کارکنان روابط عمومی، بهداشت، ایمنی و محیط زیست (اچ اس ای) ستاد و مناطق 12 گانه شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران در سالن اجتماعات صندوق بازنشستگی نفت برگزار شد. دراین نشست، ضمن تاکید براهمیت تدوین شیوه نامه مدیریت بحران در ساختار روابط عمومی شرکت های تابع وزارت نفت، راهکارهای موثر برای مدیریت فضای رسانه ای ارائه شد.
اهمیت و لزوم تدوین شیوه نامه برای مهار و مدیریت بحران که تا پیش از این در چارچوب روابط عمومی های شرکت های تابعه وزارت نفت وجود نداشت، ضرورتی اجتناب ناپذیر است. غالبا وقوع حوادث و رخدادهای ناگهانی، آن هم در صنعتی مانند نفت و گاز قابل پیش بینی نیست، از ا ین رو باید نظم و انسجامی واحد در زمینه اطلاع رسانی متمرکز و پاسخگویی موثر برای مدیریت ابعاد بحران پیش آمده حاکم باشد.
به همین منظور تمامی شرکت های تابعه وزارت نفت ملزم شده اند، با رویکرد یکپارچه سازی و اطلاع رسانی به موقع و در عین حال هوشمندانه در برابر مخاطرات، حوادث و بحران ها، به تدوین شیوه نامه اهتمام داشته باشند که بنابر اظهارات عنوان شده در نخستین گردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران، این شیوه نامه مراحل پایانی خود را سپری می کند و قرار است بزودی به همه دستگاه ها و شرکت های تابعه صنعت نفت ابلاغ شود.
روابط عمومی ها؛ بازوی فکری و راهبردی سازمان ها
مدیرعامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران بر ضرورت نقش حیاتی روابط عمومی ها و فعالان حوزه بهداشت، ایمنی و محیط زیست (اچ اس ای) در شرایط بحرانی تاکید کرد و ایفای نقش آنان را به مثابه بازوهای فکری مدیران در اجرای راهبردها، پیشبرد اهداف و برنامه های کلان سازمان دانست.
ارسلان رحیمی در گردهمایی«مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران» که با حضور جمعی از رؤسا و کارکنان روابط عمومی، بهداشت، ایمنی و محیط زیست (اچ اس ای) ستاد و مناطق 12 گانه این شرکت و مدیران رسانه ای وزارت نفت در سالن اجتماعات صندوق بازنشستگی نفت برگزار شد، ضمن گرامیداشت 18 مرداد، سالروز بزرگداشت بیش از 2 هزار و 500 شهید مدافع حرم عنوان کرد: خدا را شاکریم که در این شرایط خاص، با وجود بسیاری از تحریم ها و محدودیت های کشورهای غربی، چرخ مملکت از حرکت باز نایستاده و با تلاش و همت همه عزیزان، بزودی شاهد رفع مشکلات خواهیم بود. وی افزود: مدیریت اطلاع رسانی آن هم در شرایط اضطرار و بحرانی، بویژه در صنعتی عظیم و بزرگ چون نفت که همواره در تیررس انواع و اقسام حوادث و رخدادهاست، کاری بس مهم و ارزشمند است و با موشکافی در ساختار شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران، این مهم نمود عینی تری خواهد داشت.
مدیر عامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران با اشاره به حجم دریافت و انتقال فراورده های نفتی از طریق خطوط لوله در سال گذشته بیان کرد: انتقال بیش از 131 میلیارد لیتر نفت خام و فراورده های نفتی در گستره استان های کشور، نشان از حساسیت بالای فعالیت در شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران دارد، بنابراین مدیریت اطلاع رسانی در چنین صنعت سخت و پیچیده ای باید در نهایت دقت لازم و کافی صورت گیرد. رحیمی انجام اقدام های لازم برای پیشگیری از بروز حوادث جبران ناپذیر را ضروری خواند و تصریح کرد: در شرایط بحرانی و حساس باید از حداقل امکانات موجود و در دسترس به نحو بهینه و کاربردی بهره برد. اگر آمادگی کافی نداشته باشیم و شرایط را بدرستی مهیا نکنیم، در مواقع حساس و بحرانی، آن نتیجه مطلوب و رضایت بخش حاصل نخواهد شد.
وی به نقش حیاتی و بی بدیل روابط عمومی ها و فعالان عرصه بهداشت، ایمنی و محیط زیست(اچ اس ای) اشاره و با بیان اینکه روابط عمومی ها باید به عنوان بازوهای فکری در کنار مدیران نقش آفرینی کنند، یادآور شد: تا زمانی که در شرایط خاص قرار نگیریم، به عمق فاجعه پی نخواهیم برد.
لازم است که از اتفاقات و رخدادها درس بگیریم و تجربه بیاموزیم تا در صورت بروز حوادث مشابه و تکراری بتوانیم از این تجربیات اندوخته شده به نحو احسن استفاده کنیم.
مدیر عامل شرکت خطوط لوله و مخابرات نفت ایران، آمادگی تجهیزات، نحوه اطلاع رسانی و برقراری ارتباط، مهیا بودن شرایط و امکانات لازم و در نهایت پاسخگویی مداوم و قابل اطمینان در مواقع بحرانی را از نکات حایز اهمیت در شرایط بحرانی دانست و خواستار ترویج و تقویت روحیه امید و ایمان در بین مردم، بویژه ازسوی مدیران شد.
قوانین طلایی دستیابی به اعتبار عمومی
پرستو یونچی، سردبیر ارشد رسانه های وزارت نفت نیز درگردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران، توضیحات مبسوطی را در باب تئوری تعالی، ارائه و اثربخشی فعالیت های سازمان ها، رضایت ذی نفعان، تحمیل هزینه و ریسک بالا،همچنین بررسی جوامع اطراف و نیاز به ارتباط دو سویه با ذی نفعان را به عنوان نکات حایز اهمیت در موضوع تئوری تعالی، بیان و اظهار کرد: تمامی موارد یاد شده ایجاب می کند تا نقش واحدی به نام روابط عمومی برای سازمان از اوجب واجبات شود.
وی مدیریت ارتباط بین یک سازمان و ذی نفعان آن را یک تعریف جامع و کلی در مورد روابط عمومی بیان کرد و افزود: 4 کلید واژه مدیریت، ارتباط، سازمان و ذی نفعان در این تعریف مستتر است که هر کدام به طور خاص و مجزا معنا و مفهوم گسترده ای را در بر دارند.
سردبیر ارشد رسانه های وزارت نفت، به مهم ترین رسالت روابط عمومی اشاره و تصریح کرد: تامین اعتبار سازمانی به همراه اعتماد است که هدف این حوزه را مشخصا تبیین می کند. در واقع اعتبار سازمانی خود در پنج بخش ارائه ویژگی های کلی سازمان ازخودش، قول سازمان، انتظار سازمان، نگاه دیگران به سازمان و در نهایت انتظار از رفتار و عملکرد آینده بر اساس اقدامات و عملکرد گذشته سازمان قابل بررسی و واکاوی است و از مواردی هستند که در تامین اعتبار سازمانی، مهم به شمار می آیند.
یونچی، در ادامه به قوانین طلایی دستیابی به اعتبار و باور عمومی اشاره و بیان کرد: مدیریت مسائل و بحران ها، درگیر کردن جامعه ذی نفعان با فعالیت ها و مسائل شرکت، ارتباطات رسانه ای قوی و ارتباطات درون سازمانی از جمله این قوانین کلیدی هستند.
لزوم تدوین شیوه نامه در مواقع بحران
پویا نعمت الهی، کارشناس حوزه انرژی نیز در گردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران، به عدم حضور و نقش روابط عمومی ها در مدیریت بحران و بی توجهی به موضوع اطلاع رسانی در این عرصه اشاره کرد و گفت: در برخی دستورعمل ها، همه مدیریت اطلاع رسانی بر عهده مدیر بحران گذاشته شده بود، حال آنکه این مدیر، اطلاع و درک درستی از الزام های اطلاع رسانی و بحران نداشت. از سوی دیگر برخی محافظه کاری های معمول حکم می کرد که همه چیز مخفی بماند، مگر آنکه جامعه و ذی نفعان توانسته باشند ابعادی از بحران را در اختیار دیگران قرار دهند. بر این اساس مسؤولان روابط عمومی نیز امکان تحرک رسانه ای و اطلاع رسانی را نداشته و همینطور چاره ای نیز جز دریافت اطلاعات محض از رده های مدیریتی بالاتر را نداشتند.
وی افزود: در نهایت، این وضعیت نمی توانست به لحاظ حرفه ای مورد قبول باشد؛ چرا که لازم بود یک نظم واحد در مدیریت اطلاع رسانی بحران ها حاکم شود.
این کارشناس حوزه انرژی، ارتقای جایگاه واحدهای روابط عمومی در مقاطع اضطرار را هدف اصلی دانست و بر لزوم تدوین شیوه نامه ازسوی شرکت های اصلی فعال در صنعت نفت و گاز تاکید کرد.
رده های مدیریتی بالاتر را نداشتند.وی افزود: در نهایت، این وضعیت نمی توانست به لحاظ حرفه ای مورد قبول باشد؛ چرا که لازم بود یک نظم واحد در مدیریت اطلاع رسانی بحران ها حاکم شود.
این کارشناس حوزه انرژی، ارتقای جایگاه واحدهای روابط عمومی در مقاطع اضطرار را هدف اصلی دانست و بر لزوم تدوین شیوه نامه ازسوی شرکت های اصلی فعال در صنعت نفت و گاز تاکید کرد.
مستندسازی و ثبت تجربه ها
جعفر پورفرجودی، رئیس ارتباط با رسانه های اداره کل روابط عمومی وزارت نفت، به عنوان دیگر سخنران گردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران به ذکر بازخوانی چند تجربه بر درس یافته های مدیریت اطلاع رسانی در حوادث صنعت نفت و مشخصا بحران حمله سایبری به سامانه سوخت کشور در سال 1400 اشاره و تصریح کرد: شناخت رسانه ها و تشکیل حلقه های ارتباطی بر اساس شناخت اولویت ها و ظرفیت های سازمان و رسانه ها اعم از ملی یا محلی، سبب تسهیل جریان اطلاع رسانی در شرایط بحران می شود.
وی از عامل سرعت، به عنوان برگ برنده در مدیریت اطلاع رسانی بحران یاد کرد و افزود: بازار داغ شایعات رسانه ای فقط با ارائه اخبار صحیح سرد می شود. اطلاع رسانی دقیق، سریع و پرحجم راه حل موثر مدیریت فضای رسانه ای است.
رئیس ارتباط با رسانه های اداره کل روابط عمومی وزارت نفت با بیان اینکه مسؤولیت پذیری، سبب تقویت حس اعتماد عمومی می شود، بر ضرورت مستندسازی و ثبت تجربه ها تاکید و عنوان کرد: عذرخواهی سبب آرامش و همدلی می شود، ضمن آنکه قدردانی و تشکر نیز با کاهش پرخاشگری و صمیمانه شدن فضا همراه خواهد بود.
ضرورت مدیریت اطلاع رسانی برای افکار عمومی
سعید سلطانی، کارشناس حوزه انرژی نیز درگردهمایی مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران، به اهداف تدوین و ابلاغ شیوه نامه مدیریت در شرایط بحران اشاره و تصریح کرد: تنوع و گستردگی وضعیت های اضطراری یا بحرانی در صنعت نفت و ضرورت مدیریت بهینه، سریع و شفاف اطلاع رسانی برای افکار عمومی از آن جمله است.
وی از تمامی شرکت های اصلی، فرعی و تابعه، مدیریت های مستقل ستادی و سایر واحدها، تاسیسات تابعه وزارت نفت و شرکت های بخش غیردولتی صنعت نفت به عنوان گستره اجرایی شیوه نامه مدیریت اطلاع رسانی در شرایط بحران نام برد و یادآور شد: نظارت بر اجرای شیوه نامه و بازنگری و به روزرسانی شیوه نامه، جزو حیطه وظایف اداره کل روابط عمومی وزارت نفت تعیین شده و در این خصوص، برنامه ریزی و هماهنگی برای اجرای این شیوه نامه درسطح شرکت ها و واحدهای صنعت نفت و نظارت و کنترل بر اجرای بهینه آن، به وظایف و اختیارات واحدهای روابط عمومی شرکت های اصلی و تابعه اختصاص دارد.
سلطانی خاطر نشان کرد: قبل از وقوع وضعیت اضطراری(پیشگیری و آمادگی) و اقدامات در زمان وقوع وضعیت اضطراری و به موازات آن به کارگیری اهم تاکتیک ها، رویکردها و اقدامات تخصصی در حوزه اطلاع رسانی از جمله موارد حایز اهمیتی است که باید در شرایط بحرانی مورد توجه واقع شود.