پایداری سازمانی نیازمند خلق فرایندهای نو
سازمان ها براي بقا و تداوم حيات در شرايط رقابتي و متغير امروز، نيازمند بهبود و حركت پايدار در مسير تعالي هستند. از آنجا كه همه فعاليت هاي يك سازمان در بستر فرايندها انجام مي شود، اصلاح و بهبود بهنگام فرايندها و خلق فرايندهاي نو، اهميت شاياني در حركت رو به جلوي سيستم دارد. شركت مهندسي و توسعه گاز ايران كه تاكنون عملكردي بسيار موفق در توسعه صنعت گاز كشور داشته، در اين زمينه گام هايي بلند برداشته و برنامه هاي فراواني به اجرا درآورده است. مجتبي تركي نژاد، رييس تحليل سيستم هاي شركت و دبير كميته بخش نامه ها و دستورالعمل ها، نظام مشاركت و كميته بهره وري در گفت وگو با «مشعل» ضمن برشمردن دستاوردهاي اخير اين شرکت در مسير تعالي، از افزايش انگيزه کارکنان در نظام مشاركت سخن گفته است که مشروح آن را مي خوانيد.
واحد تحليل سيستم ها چه وظايفي به عهده دارد؟
هدف از ايجاد واحد تحليل سيستم ها، نظارت و تحليل فعاليت هاي شركت است. اين واحد اگرچه مسئوليت مستقيم در «صف و ستاد» ندارد، اما همه قلمروهاي شركت را در معرض تحليل قرار مي دهد. در شرح وظايف ما از تدوين دستورالعمل براي يك موضوع عملياتي تا پيشنهاد اصلاح و تغيير در ساختار سازماني به چشم مي خورد. در واقع ما افزون بر كمك به سيستم هاي مديريتي شركت، سعي در ارائه تحليل هاي دقيق براساس مباني علمي داريم.
از آنجا كه همه فعاليت هاي سازمان در بستر فرايندها انجام مي شود و تحليل سيستم نيازمند برخورداري از اطلاعات دقيق از فرايندهاست، براي استخراج فرايندها چه اقدام هايي انجام شد؟
تنها در سايه پايش و كنترل فرايندهاست كه مي توانيم بگوييم شركت تحت كنترل است. نخستين اقدام جدي واحد ما بحث IMS بود. در اين زمينه پس از استقرار پنج سيستم مديريتي اصلي، تمام فرايندها احصا و در نهايت به اخذ گواهينامه هاي 9001-14001-18001-29000 و HSEMS منجر شد. احصاي فرايندهاي شركت با كمك همكاران در واحد هاي مختلف، با جزييات بسيار دقيق استخراج شد. براي اين كار 9 كارگروه احصاي فرايندهاي اصلي شركت شكل گرفت و فرايندهاي اصلي با استفاده از نظر زبده ترين مديران پروژه و در قالب 18 فرايند ( 276صفحه) مستند شد. براي ديگر فرايندهاي پشتيباني و مديريتي نيز، روندي مشابه انجام شد و در مجموع 44 فرايند ( 562 صفحه) احصا شد كه از اين بين هفت فرايند مديريتي ( 56 صفحه) و 19 فرايند پشتيباني ( 235 صفحه) است.
مكانيزه كردن فرايندها از راه هاي اصلي در شتاب گيري و آسان سازي روندهاي سازمان است. در اين زمينه چه فعاليت هايي به ثمر نشسته است؟
در زمينه مكانيزاسيون در حال استقرار سامانه اي با نام BPMS هستيم. اين نرم افزار را در سال 95 خريداري و فرايند تامين كالا از انبار به عنوان پايلوت در آن پياده سازي شده است. اين فرايند هم اكنون به طور واقعي تحت BPMS در حال اجراست. براي سال آتي هم در نظر داريم كميته فني- بازرگاني را با استفاده از اين سامانه و همكاري امور ICT به طور كامل مكانيزه كنيم. افزون بر اين موارد، چند فرايند ديگر هم در برنامه مكانيزه شدن در سامانه BPMS قرار دارند.
از موفقيت هاي حاصل شده در ستاد و طرح ها بيشتر بگوييد.
نمونه هاي متعددي در اين خصوص وجود دارد. به عنوان مثال با كمك اموراچ اس اي، سيستم هاي محيط زيستي و ايمني و بهداشت پياده سازي شد كه به تاييد همكاران امور اچ اس اي، استقرار اين سيستم ها در تعميق و تقويت فرهنگ اچ اس اي در سازمان تاثيرهاي خوبي داشته است. جمع آوري و دسته بندي اسناد اعم از اچ اس اي و ساير اسناد شرکت در سامانه سيستم مديريت يکپارچه، برگزاري دوره هاي آموزشي و تخصصي استانداردها از جمله استانداردهاي اچ اس اي براي کارکنان شركت با به كارگيري مشاوران و اساتيد خبره، از ديگر برنامه ها بوده است.
به عنوان نمونه اي ديگر مي توان به اجراي استاندارد 21500 به صورت پايلوت در طرح تاسيسات زيربنايي اشاره كرد كه در دو پروژه اين طرح استقرار يافت.
پايش عمليات ژئوتكنيك، يكي از پروژه هاي پايلوت تحليل سيستم ها بود كه از سوي طرح چهارم و هشتم اجرا شد. عمليات ژئوتكنيك كه از سوي مشاور در طراحي خطوط لوله انجام مي شود داراي روش راستي آزمايي مشخصي از سوي کارفرما نيست.
از طريق عقد يك قرارداد، نرم افزاري طراحي شد كه روي تلفن همراه مشاور نصب مي شود. اين نرم افزار از اين قابليت برخوردار است كه از مكان هاي سونداژ (نمونه برداري از خاک) عكس انداخته و مختصات موقعيت جغرافيايي را به سرور كارفرما ارسال كند. با برخورداري از اين اطلاعات ارزشمند، كارفرما اطمينان حاصل مي كند كه اطلاعات كسب شده تا چه اندازه درست و واقعي است. بررسي ها نشان داد كه بين گزارش هاي خروجي اين نرم افزار و مستندات مشاور، مغايرت هايي وجود دارد البته اقدام هاي لازم براي رفع مغايرت ها در زمان اجراي پروژه انجام شد.
باتوجه به تاكيد وزارت نفت بر ترويج بحث «تعالي» در شركت هاي زيرمجموعه و انتخاب شما به عنوان مدير تعالي در شركت مهندسي و توسعه گاز، از اقدام هايي كه در اين زمينه انجام شده است، بگوييد.
رويكردي كه براي تعالي در نظرگرفته ايم، استفاده از مدل بومي شده EFQM است. براي رشد در زمينه EFQM سه پروژه بهبود مهم مدنظر قرار گرفته كه يكي از آنها اجراي IMS با رويكرد جديد است. پروژه دوم اجراي برنامه راهبردي است و پروژه سوم نيز، تعميق بحث تعالي در شركت را دنبال مي كند. هم اكنون هر سه پروژه در قالب يك قرارداد در كميته فني-بازرگاني در دست اقدام است.
دبيري كميته بخش نامه ها و دستورالعمل ها يكي ديگر از مسئوليت هاي شماست. درباره اهميت اين كميته توضيح دهيد.
بخش نامه ها دو نوع هستند؛ يك دسته كه درون شركت تدوين و ابلاغ مي شوند و مدل ديگر كه از بيرون سازمان به ما ابلاغ مي شود و معمولا نيازمند بومي سازي است كه همه اين موارد در چارچوب كميته بخش نامه ها مديريت مي شود. اهميت اين كميته از تركيب اعضاي آن مشخص است. مدير برنامه ريزي و كنترل طرح ها رئيس كميته است و برخي مجريان، مديران و روسا هم در آن عضويت دارند. تصميم ها و خروجي هاي اين جلسه مي تواند هزينه هاي شركت را به شدت كاهش دهد. لازم است عنوان كنم اخيرا وزارت نفت خواستار تشكيل كميته بهره وري در شركت هاي تابعه شده كه دبيري آن به عهده رئيس تحليل سيستم هاي هر سازمان قرار گرفته است. در اين زمينه هم پروژه هاي بهبود متعددي را تعريف كرده ايم و با اخذ مصوبه هاي اوليه از مديرعامل، در حال اولويت بندي و انتخاب متوليان مختلف براي اجراي پروژه ها هستيم.
نظام پيشنهادات به عنوان يكي از مهم ترين عناصردر افزايش مشاركت كاركنان در امور سازمان از اهميتي خاص برخوردار است. در ايـن زمـيــنـه چـه دسـتاوردهايي داشته ايد؟
پيش از اين، روال كار به اين صورت بود كه كميته هاي فرعي، پيشنهادها را بررسي مي كردند، اما اكنون هر واحد، پيشنهاد مرتبط با وظايفش را بررسي مي كند و به اين ترتيب، مشاركت كاركنان در واحدهاي سازمان افزايش مي يابد. يكي ديگر از اقدام ها در زمينه پيشنهادات، برپايي غرفه نظام پيشنهادات در رويدادهاي مهم سازمان است. از آنجا كه مراسم بزرگ با حضور جمع كثيري از كاركنان برگزار مي شود، فرصتي مناسب است تا همكاران بتوانند با مشاركت و پيشنهادات سازنده خود در تعالي سازمان سهيم باشند.افزون بر اين، براي اينكه امكان مشاركت را براي كاركنان شركت هاي مشاور و پيمانكار هم فراهم كنيم، براي حضور در پروژه ها هم برنامه ريزي كرده ايم كه گام هاي عملي در تيرماه برداشته شد.
رشد و ارتقاي ميزان مشاركت همكاران، نيازمند استفاده از اهرم هاي انگيزشي كارآمد است. چه تدابيري براي كيفي سازي پيشنهادات كاركنان انديشيده ايد؟
با موافقت و نظر مساعد مديرعامل، مقرر شد كاركنان صاحب ايده كه پيشنهادات موثر در زمينه كاهش زمان پروژه ها و افزايش كيفيت و سرعت اجرا ارائه مي كنند، پاداش دريافت كنند. اين مبلغ به همه همكاراني كه ايده هاي موثر و عملياتي كارآمد دارند، تعلق مي گيرد و سقفي براي اعطاي پاداش به تعداد نفرات پيشنهاد دهنده نيز در نظر گرفته نشده است. ما با اين اقدام ها به دنبال ايجاد انگيزه و افزايش مشاركت هستيم.
به عنوان پرسش آخر بگوييد كه چشم انداز مشاركت كاركنان در بهبود و تعالي سازمان را چگونه ارزيابي مي كنيد.
بسيار خرسندم كه مشاركت نسبي در لايه هاي گوناگون سازمان شكل گرفته و كار تعالي و بهبود سازمان موضوعي جدي تلقي مي شود. همكاران به اهميت چنين موضوع هايي واقف هستند و مديران، مجريان و روسا به ضرورت اصلاح فرايندها حساس بوده و آن را با جديت دنبال و مطالبه مي كنند. با توجه به احساس مسئوليتي كه درهمه كاركنان نسبت به تعالي سازمان به چشم مي خورد، مي توان چشم اندازي اميدواركننده و روشن را براي مديريت فرايندها ترسيم كرد.