دستاورد مركز اسناد صنعت نفت از کتابخانه تا سی هزار سند

راحله خالقي  اسناد و مدارك، حاوي اطلاعات و تجربيات گرانبهايي هستند كه در تعالي اهداف هر سازمان، نقشي سازنده دارند و يكي از ابزارهاي مهم مديريت، در ريختن برنامه و تصميم گيري به شمار مي آيند. بنابر اين، نگهداري و مديريت صحيح اسناد و مدارك، از دغدغه هاي اصلي سازمان ها شمرده مي شود. اسناد و مدارك صنعت نفت نيز از اين امر مستثنا نيست. همان طور كه پيش از اين گفته شد، پس از راه اندازي دفتر موزه هاي صنعت نفت، مركز اسناد، با هدف گردآوري، پردازش و اطلاع رساني و خدمات دهي آرشيوي و رونق بخشيدن به پژوهش هاي تاريخي، اجتماعي، سياسي و اقتصادي، در سال 1393 شكل گرفت.

اين مركز با استقرار در محل پژوهشگاه سابق ري، در حال حاضر، بخش چشمگيري از اسناد تاريخ صنعت نفت را در اختيار دارد که حاصل كوشش كارشناسان خود و همكاري و همراهي كاركنان اين صنعت است. تشکيلات مرکز اسناد، داراي چهار گروه جداگانه است: گروه فراهم آوري اسناد (شناسايي، ارزشيابي و انتقال اسناد)، گروه حفاظت و مرمت اسناد، گروه تنظيم و توصيف اسناد؛ گروه اطلاع رساني و خدمات آرشيوي و افزون بر اين گروه هاي چهارگانه، داراي كتابخانه و نشريات تخصصي با موضوع تاريخ و ادبيات نفت است. گزارشي كه در پي مي آيد، به منظور آشنايي بيش از پيش كاركنان و مسئولان صنعت نفت با وظايف و دستاوردهاي اين مركز فراهم شده است..

تاريخچه آرشيو در ايران

نگهداري اسناد در مخازن دولتي و سلطنتي ايران، پيشينه چند هزاره دارد. براي نمونه، هخامنشيان آرشيو خود را «دِژنبشت» مي خواندند؛ اما پيدايش بايگاني ها به مفهوم امروزي آن، به عصر قاجار و اقدام وزارت امور خارجه در سال 1278 خورشيدي، براي مرتب سازي پرونده هاي خود، به تأسي از كشورهاي اروپايي باز مي گردد.

طي سال هاي 1280 تا 1309 هيئت فرانسوي و بلژيكي- كه براي اصلاح نظام گمركي به ايران آمده بودند- طرحي براي سامان دهي نظام بايگاني كشور ارائه کردند و آن را به مرحله اجرا گذاشتند. به دنبال آن، نخستين بار در ارديبهشت 1309، هيئت وزيران، مصوبه اي در خصوص جمع آوري سوابق و ايجاد «مركز اسناد دولتي» به تصويب رساند كه به موجب آن، مقرر شد تمامي قراردادها، سوابق مؤسسات دولتي، امتيازات و سهام مربوط به دولت، قبالجات، خالصجات و مانند اين ها به استثناي عهدنامه هاي سياسي، در اتاقي كه وزارت ماليه در قصر گلستان به عنوان مركز اسناد دولتي قرار داده، به ترتيب مقرر، ضبط و حفظ شود. مطالعات منسجم اوليه براي تاسيس آرشيو ملي ايران و تعيين تكليف حجم انبوه سوابق راكد دستگاه هاي دولتي و وابسته به دولت، از سال 1342 آغاز و طرح ايجاد «مركز بايگاني راكد» در اواسط سال 1343 تهيه شد و پس از تأييد هيئت رئيسه شوراي عالي اداري كشور به تصويب رسيد؛ ولي اجراي اين طرح، به دليل تامين نشدن اعتبار، مسكوت ماند. تا اين که هيئت دولت، در 29 خرداد 1347، لايحه اي در 8 ماده و 4 تبصره تصويب كرد. آذرماه 1348، اين لايحه به تصويب مجلس شوراي ملي رسيد و براي اظهار نظر و تصويب، به مجلس سنا ارسال شد. پس از تصويب مجلس سنا، سر انجام در ارديبهشت 1349، قانون تأسيس «سازمان اسناد ملي ايران» به تصويب نهايي مجلس شوراي ملي رسيد و براي اجرا، به دولت ابلاغ شد. بر اساس قانون تصويب شده، تمامي دستگاه ها و وزارتخانه ها، به حفظ و نگهداري اسناد مهم و ارزشمند خود موظف شدند. در همين زمينه، شركت ملي نفت ايران نيز طي بخشنامه اي، تمامي اداره هاي تحت نظارت خود را موظف كرد که اصل اسناد را حفظ كنند و اعلام كرد، امحاي اوراق شركت، به دليل مرور زمان غير قانوني است.

در سال 1351 شركت ملي نفت، تشكيل كميسيوني را با عنوان «تنظيم آيين نامه تشخيص اوراق زايد و ترتيب امحاي آن» تصويب کرد. در سال 1375، دستورعملي با عنوان «ارزشيابي اسناد و مدارك» و دستورعملي هم به عنوان« روش اجرايي آن» ابلاغ شد.

  تشكيل موزه ها و مركز اسناد صنعت نفت

خلأ بزرگي كه در اين ميان احساس مي شد، تشكيلاتي بود كه با توجه به اهميت گستردگي اسناد صنعت نفت در سطح كشور، بتواند ساماندهي اسناد و مدارك را عهده دار شود، از اين رو در سال 1392 در پي دستور وزير نفت مبني بر راه اندازي موزه هاي صنعت نفت، تشکيلات «مركز اسناد» نيز پا گرفت. اين مركز، سوابق راکد را نه از ديدگاه قابليت امحا، بلكه از منظر تاريخي، فرهنگي، اجتماعي و سياسي مورد بررسي قرار داد و در آن ميان، اسناد مهمي كه در ابتدا با نگاه سطحي و غيركارشناسي، بي ارزش و زايد قلمداد مي شدند، شناسايي و گردآوري کرد!

   شناسايي و گردآوري 30 هزار پرونده نفتي

 طي چهار سال گذشته، كارشناسان اسناد، بيش از 32 هزار پرونده را از شركت هاي مختلف نفتي در سطح كشور شناسايي و به مركز اسناد منتقل كرده اند. طي چهار سال گذشته، كارشناسان اسناد، بيش از 32 هزار پرونده را از شركت هاي مختلف نفتي در سطح كشور شناسايي و به مركز اسناد منتقل كرده اند. در اين ميان، بالغ بر 20 هزار پرونده به پالايشگاه آبادان اختصاص دارد. دفتر وزارتي با 3600 پرونده و مناطق نفت خيز جنوب با 2700 پرونده، سهم خود را در سبد آرشيو به ثبت رسانده اند. عمر قديمي ترين سند منتقل شده، 115 سال و در زمينه اكتشاف و حفاري تيم اعزامي دارسي در ايران است!  اسناد شركت ملي نفت فلات قاره به تعداد تقريبي 2 هزار پرونده، شركت ملي صنايع پتروشيمي 10 هزار و 20 پرونده، شركت ملي مهندسي و ساختمان نفت ايران 850 پرونده، شركت بهره برداري نفت و گاز مسجدسليمان 720 پرونده، مديريت اكتشاف 450 پرونده، دفاع مقدس 220 پرونده، اسناد انبار چراغي اهواز 200 پرونده، اهدايي پيشكسوتان صنعت نفت 150 پرونده، مديريت اچ اس اي 100 پرونده، اسناد دريافتي از مناطق خارگ، لاوان، گچساران، نفت سفيد و ... 50 پرونده و بيمارستان نفت مسجدسليمان 50 پرونده، از جمله اسناد گردآوري شده در مركز اسناد به شمار مي رود. بازه تاريخي اسناد مذكور، از 1280 تا 1395 خورشيدي و زبان آنها، فارسي يا انگليسي است.

ساماندهي يك ميليون و 260 هزار برگ سند

مجموعه سازي و فهرست نويسي اسناد گردآوري شده، از بهار 1396 آغاز شد و تا کنون يك ميليون و267 هزار و 720 برگ از سندها فهرست نويسي شده است. در همين زمينه اسناد دفتر وزارتي با تعداد 2200 پرونده، بيشترين آمار اسناد فارسي فهرست نويسي شده را به خود اختصاص داده است. اسناد شركت ملي مناطق نفت خيز جنوب با 1100 پرونده، شركت ملي صنايع پتروشيمي با 320 پرونده و اسناد انگليسي مديريت اكتشاف به تعداد 12 هزار و 500 برگ، ديگر سندهاي فهرست نويسي شده در اين زمينه است.

 

تصاويري با قدمت اكتشاف نفت در مركز اسناد

آرشيو عكس واحد ديداري و شنيداري مركز اسناد، از غني ترين و منحصر به فردترين مراكز نگهداري عكس در صنعت نفت به شمار مي رود. عكس هايي با قدمت اكتشاف نفت تا تحولات پيش از انقلاب، نقش نفت در جنگ تحميلي و دستاوردهاي پس از انقلاب، بخش عمده اين اسناد را تشكيل مي دهد.

اين اسناد، به دو گروه فايل هاي ديجيتال و اقلام فيزيكي تقسيم مي شوند. در رده فايل هاي ديجيتال، بيش از 62 هزار فيلم، عكس، مولتي مديا، فايل هاي صوتي از وزارت نفت، شركت هاي ملي گاز، پتروشيمي و نفت فلات قاره و بيش از 160 هزار قلم نوار كاست، نوار فيلم ويدئويي، نوار فيلم حلقه اي، نگاتيو، اسلايد و عكس به مركز اسناد منتقل شده است.

افزايش ماندگاري اسناد و كاهش فرسودگي اثر

بي ترديد حفظ، نگهداري و مرمت اسناد، يكي از مهم ترين مأموريت هاي مركز اسناد صنعت نفت به شمار مي رود. متأسفانه، وضعيت نگهداري برخي از اسناد در گذشته بسيار نامطلوب بوده و به علت شرايط نامناسب، آلودگي هاي محيطي اعم از دما، رطوبت، نور و گازهاي آلاينده، در معرض آسيب جدي قرارداشته اند. كارشناسان اين بخش، با انجام گردگيري، آسيب شناسي و ضدعفوني، شرايط استاندارد حفاظت و نگهداري از اسناد را مهيا مي كنند. به طور كلي، مرمت اسناد كاغذي، با هدف كاهش فرسودگي اثر و پايداري بلندمدت آن انجام مي شود. بر اساس آمار موجود، تا كنون 279 هزار و 478 برگ سند ضد عفوني، 219 هزار و 934 برگ گردگيري، 65 هزار و 329 برگ پاكن كشي، 54 هزار و 438 برگ آيرون كشي، 26 هزار و 400 برگ اسيدزدايي، 2659 برگ پرس گرم، 87 برگ مرمت و 35 هزار و 818 برگ، لكه گيري شده است.

 

سهولت سطح دسترسي

با اسكن اسناد

به منظور افزايش سطح ايمني و سرعت بازيابي، تمامي اسناد موجود در مركز اسناد، بتدريج اسكن و در نرم افزار بانك اطلاعاتي آرشيو بارگذاري مي شوند. طي چهار سال اخير، بالغ بر 147 هزار و 345 برگ اسكن شده كه بيشترين آمار ارائه شده، به ترتيب به اسناد شركت ملي صنايع پتروشيمي، دفتر وزارتي، امور رفاهي، شركت ملي مهندسي و ساختمان، شركت نفت فلات قاره، كتاب ها، نشريات و بولتن هاي خبري و سندهاي اهدايي، اختصاص دارد.

كتابخانه تخصصي با بيش از 1500 عنوان اثر

كتاب ها و نشريات مرتبط با تاريخ و ادبيات نفت، از جمله مدارك ارزشمندي است كه بخشي ويژه اي از مركز اسناد به شمار مي رود. در واقع وجود يك كتابخانه تخصصي با محور تاريخ و ادبيات نفت، مي تواند به محققان و پژوهشگران كمك كند تا مجموعه عظيم صنعت نفت را از نو باز شناسند. در همين زمينه، كتابخانه اي با بيش از 1500 عنوان اثر حول محور تاريخ و ادبيات نفت ايران و بيش از 70 نشريه تخصصي در بازه هاي زماني مختلف از جمله كشف و استخراج نفت، در اين کتابخانه گردآوري و سامان دهي شده است. اين مجموعه نوپا، در سال هاي اخير، ميزبان بسياري از پژوهشگران داخلي و خارجي بوده است.

 مخازن، گنجينه اسناد

  بخش عمده آثار، از طريق بازديدهاي به عمل آمده از انبارهاي مازاد، مراكز آرشيو و بايگاني شركت هاي وابسته به صنعت نفت در سطح كشور، شناسايي و به تهران منتقل شده و مابقي آنها را اشخاص حقيقي يا حقوقي اهدا کرده اند. اسناد منتقل شده، پس از طي فرايندهاي مذكور، در مخازن قفسه هاي مخصوص، با ذكر مشخصات دسته بندي و جانمايي مي شوند و به فراخور مناسبت ها و نمايشگاه ها، مورد بهره برداري قرار مي گيرند. در نمايشگاه ها، از نمايش اصل سند خودداري مي شود و تصوير آنها مورد استفاده قرار مي گيرد.

اين مجموعه، از ابتداي راه اندازي تا كنون توانسته 10 نمايشگاه موقت را برگزار کند كه از مهم ترين آنها، مي توان به غرفه موزه هاي نفت در نمايشگاه بين المللي نفت و انرژي 1396 كيش و نمايشگاه بين المللي نفت، گاز، پالايش و پتروشيمي 1397 در تهران اشاره كرد. ايجاد يك نمايشگاه دائمي كوچك در ساختمان اصلي وزارت نفت و ساختمان پژوهشگاه قديم ري، از ديگر اقدام هاي صورت گرفته در اين زمينه است. بي ترديد، آثار گردآوري شده و به نمايش در آمده، نتيجه تلاش ارزشمند و بي دريغ كارکنان اين مرکز است كه در وضعيت سخت و دشوار از جمله شرايط ناگوار بهداشتي، رنج كار را به جان مي خرند و همچنان دست از كوشش برنمي دارند. از اين رو جا دارد، از تمامي مسئولان و كاركنان خدوم صنعت نفت، بويژه مديريت اكتشاف، شركت بهره برداري مسجدسليمان، شركت پالايش نفت آبادان، نفت فلات قاره، مناطق نفت خيز جنوب و شرکت ملي صنايع پتروشيمي- كه بيشترين همكاري را با مركز اسناد داشته اند- سپاسگزار باشيم.