همه چيز درباره جايزه سرآمدي و بهبود مستمر صنعت نفت در گفت و گو با دبير جايزه و شوراي سياست گذاري
در جست و جوي صنعــت چـابک
مشعل آرزو عطايي نظام نامه جايزه سرآمدي و بهبود مستمر صنعت نفت به منظور پياده سازي و گسترش فرهنگ سرآمدي و بهبود مستمر و چابک سازي و پويايي مجموعه هاي صنعت نفت، اسفندماه سال 95 از سوي وزير نفت به مديران عامل چهار شرکت اصلي، معاونان و مديران کل و روساي واحدهاي مستقل ستادي ابلاغ شد و پس از آن بود که نشست هاي شوراي سياست گذاري جايزه، متشکل از معاون مهندسي، پژوهش و فناوري و معاون توسعة مديريت و سرمايه انساني وزير نفت، معاونان وزير و مديران عامل چهار شرکت اصلي و مديرکل روابط عمومي وزارت نفت و دبيرخانه جايزه آغاز شد. اسفند ماه سال گذشته مراسم پاياني نخستين دوره اين جايزه برگزار و شرکت هاي برتر مشخص شدند. در گفت وگو با عليرضا اکبري، دبير جايزه و شوراي سياست گذاري «جايزه سرآمدي و بهبود مستمر صنعت نفت»، لزوم شکل گيري اين جايزه، اثرات آن و چگونگي انتخاب مجموعه هاي برتر را جويا شديم که مشروح آن از نظرتان مي گذرد.
آقاي اکبري، پايه گذاري اين جايزه که سال گذشته نخستين دوره آن برگزار شد، چگونه انجام شد؟
صنعت نفت از مجموعه هايي است که در حوزه هاي عملياتي و سازماني، پيشگام شناخته مي شود و گشايش هاي گوناگون در سرمايه گذاري هاي خارجي و روي خوش صنعت نفت به شرکت هاي معتبر بين المللي در سال هاي اخير، نويدبخش آينده اي روشن براي اين صنعت است. اين جهش فناورانه، نيازمند چابکي و تحول آينده نگر در بعد سازماني نيز بود. معاونت مهندسي، پژوهش و فناوري نيز به دليل ماهيت کاري خود، از سال هاي قبل با نهادهاي بالادستي کشوري در حوزه هاي کيفيت، استاندارد و بهره وري تعامل داشته است؛ از اين رو با دورانديشي مديران عالي صنعت نفت، به ويژه درايت وزير نفت، بررسي ها و اقدام هاي کارشناسي براي چابكي و پايدارسازي اقدام هاي كلان سازماني، از اواخر سال 1394 در دستور کار معاونت مهندسي، پژوهش و فناوري وزارت نفت قرار گرفت. شرکت ملي صنايع پتروشيمي تجارب خوبي در اين زمينه داشت و تا آن زمان شش دوره جايزه تعالي پتروشيمي برگزار شده بود و اين تجارب سبب شد تا جهت گيري بررسي ها به انجام ارزيابي هاي آزمايشي و خاص در سال 1395 بينجامد و اين مهم با همکاري دبيرخانه جايزه تعالي صنعت پتروشيمي و همراهي شانزده شرکت پيشگام صنعت نفت انجام شد.
براي اجراي اين جايزه به دنبال مدلي بوديم که با توجه به عرصه بين المللي فعاليت صنعت نفت در جهان، داراي اعتبار باشد و از طرفي ابعاد مختلف سازماني را پوشش دهد و بتواند در جايگاه هاي مختلف، تاثيرگذاري خود را داشته باشد؛ از اين رو در ادامه و در نتيجه اين ارزيابي ها و آسيب شناسي گسترده از مجموعه اقدام هاي مرتبط صورت گرفته در کشور(اعم از داخل صنعت نفت و خارج از آن) و نيز مطالعه تجارب معتبر بين المللي و بهينه کاوي آنها، نظام نامه جايزه سرآمدي و بهبود مستمر صنعت نفت با مشارکت موثر نمايندگان و خبرگان چهار شرکت اصلي تدوين و پس از تأييد معاون وزير، آقاي مهندس بيطرف، در چهاردهم اسفند 1395 از سوي وزيرنفت به تمامي مجموعه صنعت نفت ابلاغ شد. پس از اين ابلاغيه، تلاش هايي که پيشتر به صورت غيرمنسجم و پراکنده در ستاد وزارت نفت، چهار شرکت اصلي و زيرمجموعه هايشان در اين باره صورت مي گرفت، با تشکيل ارکان مرتبط سامان يافت و در جهت اهداف مشترک، سياست هاي کلان صنعت نفت و تقويت ارتقاي منافع ملي گام هاي اوليه برداشته شد.
برگزاري اين جايزه و پياده سازي اين مدل در صنعت چه اثري بر آن خواهد داشت؟
آنچه مشخص است، صنعت نفت در حوزه هاي ستادي، چابکي لازم را ندارد و چالش هاي مختلف نظير ناپايداري رويکردهاي سازماني و قائم به فرد بودن به چشم مي خورد و متاسفانه گاهي با تغيير يک فرد، کل سازوکارها در مجموعه تحت مديريت وي تغيير مي کند. مدل جايزه، مدل بنياد مديريت كيفيت اروپا، موسوم به EFQM و داراي اعتبار بين المللي است. اين مدل در 9 معيار و 32 زيرمعيار سازمان را از ابعاد مختلف بررسي و همه مولفه هاي سازمان را شناسايي و پايش مي کند؛ بنابراين هدف بررسي کل سيستم شناسايي نقاط قوت و زمينه هاي قابل بهبود و ايجاد پايداري در جهت گيري ها و رويكردهاي صحيح كلان سازماني است. معيارها در دو بخش توانمندسازها (رهبري، راهبرد، كاركنان، شراكت ها و منابع، فرآيندها، محصولات و خدمات) و نتايج (مشتريان، كاركنان، جامعه، كسب وكار) تمام ابعاد سازمان را كاوش مي كنند. بر اساس اين مدل، توانمندسازها بايد به نتايجي منجر شود كه اين ارتباط با منطق مشخصي كه آن را «رادار – RADAR» مي ناميم، مورد بررسي قرار گيرد.
در حال حاضر ممكن است در صنعت نفت مجموعه اي داشته باشيم که در سطح استانداردهاي روز دنيا محصول توليد مي کند و در بازارهاي بين المللي مي تواند رقابت کند، ولي همان مجموعه در حوزه هايي مانند سرمايه انساني دچار مشکلات جدي است. با اتکا به اين مدل مي توان زمينه هاي قابل بهبود را شناسايي و آن را به نقاط قوت تبديل كرد.
اقدام هاي دبيرخانه پس از ابلاغيه وزير چه بود؟
پس از ابلاغيه وزيرکه متني بسيار محکم و راهگشا براي دبيرخانه بود، نخستين نشست شوراي سياست گذاري جايزه در ابتداي خردادماه 1396 تشکيل شد. در اين نشست، شوراي سياست گذاري علاوه بر جدول زماني اولين دوره جايزه، تکاليف اجرايي و خطوط راهنماي عملکردي دبيرخانه را مشخص کرد.
دبيرخانه جايزه نيز از ابتدا رسالت خود را تسهيل فرآيندها و امور شرکت هاي عملياتي، کمک به آنان براي چابکي بيشتر و پرهيز از ايجاد موانع يا وظايف دست وپا گير جديد مي دانست؛ از اين رو پس از فراهم ساختن مقدمات و چارچوب هاي اجرايي اوليه، به منظور درک نيازمندي ها و خواسته هاي بدنه عملياتي صنعت(که اجرا کننده سياست ها و ضوابط هستند) و تدقيق ضوابط اجراپذير مطابق با ضروريات صنعت نفت، بازديدهايي را از مجموعه اي شرکت هاي ارزيابي شده در طرح پايلوت انجام داد. اين بازديدها دستاوردهاي بسيار ارزشمندي براي دبيرخانه داشت که تقريبا تمامي آنها در نخستين دوره جايزه به كار گرفته شد و نوع گزينش اعضاي تيم هاي ارزيابي، زمان بندي ارزيابي ها، اقدام هاي پيش، هنگام و پس از ارزيابي و چگونگي پايش تداوم مسير بهبود مستمر در شرکت ها از جمله اين دستاوردها بوده است.
طبق آنچه در نظام نامه پيش بيني شده، فرآيند كلي به اين شکل است که چهار شرکت اصلي مکلفند جوايز خود را در حوزة مربوطه برگزار و تمام زيرمجموعه هايشان را ارزيابي، سپس بر اساس سهميه اعلامي شوراي سياست گذاري، نمايندگان خود را به ما معرفي کنند. اين سهميه در نخستين دوره جايزه، پنج سهميه معمول به علاوه يک سهميه ويژه با مجوز رئيس شوراي سياست گذاري بود. در آذر ماه سال گذشته و مطابق جدول زماني، در مجموع شانزده شرکت به ما معرفي و ارزيابي شدند که شامل 2زيرمجموعة شرکت ملي نفت ايران، 6 زيرمجموعة شرکت ملي گازايران، 2 زيرمجموعة شرکت ملي پالايش و پخش فرآورده هاي نفتي ايران و 6 زيرمجموعة شرکت ملي صنايع پتروشيمي بود. تيم هاي ارزيابي با رعايت تمامي ملاحظات تخصصي و با بهره گيري از تجارب ارزيابي هاي متمرکز و غيرمتمرکز صورت گرفته در چهار شرکت اصلي و نيز ساير ارزيابي هاي سطح کشور تشکيل شدند.
از آنجا که فرآيند ارزيابي از سويي يک فرآيند انسان محور بوده و از سوي ديگر بر خلاف مميزي، مبتني بر برداشت فردي و دريافت تخصصي ارزياب از حقايق و شواهد است، به منظور هماهنگ سازي و يکپارچگي رويکردهاي تيم هاي ارزيابي، نشست توجيهي با حضور آقاي بيطرف، معاون وزير و رئيس شوراي سياست گذاري، در سيزدهم دي ماه با حضور حدود يکصد نفر از اعضاي تيم هاي ارزيابي تشکيل شد. فرآيند ارزيابي ها نيز که پيشتر با ارسال و مطالعه اظهارنامه شرکت هاي ارزيابي شونده از سوي تيم هاي ارزيابي آغاز شده بود، پس از اين نشست وارد فاز اجرايي شد.
ارزيابي شانزده شرکت با احتساب بازديدهاي تيم هاي ارزيابي از محل شرکت هاي ارزيابي شونده و اقدام هاي مربوطه پيش و پس از بازديدها، طي حدود سه ماه کار فشرده و در شرايط دشوار انجام شد. دبيرخانه جايزه در مجموع در سال 96 بيش از يکصد جلسه کارشناسي، بازديد و نظارت، و ارزيابي داشته است. صرفا فرآيند ارزيابي هاي نخستين دوره جايزه ماحصل بيش از 50 هزار نفر - ساعت کار تخصصي و کارشناسي فشرده تيم هاي ارزيابي بود. ما نشست هاي منظم هفتگي با دبيران دبيرخانه هاي جوايز حوزه چهار شرکت اصلي داريم و علاوه بر آن تلاش کرديم تا با حضور مستمر در شرکت هاي زيرمجموعه، مسائل را از نزديک بررسي کنيم و همين سطح از حرفه اي گري و اهتمام به کيفيت بالاي کار باعث شده است که اين جايزه تنها فرآيند ارزيابي و جايزه بدون حضور مستقيم نمايندگان بنياد مديريت كيفيت اروپا و بر مبناي مدل EFQM باشد كه براي آن بنياد مورد قبول بوده و مبنايي براي صدور مجوز حضور برترين هايش در ارزيابي هاي بين المللي است. خالي از فايده نيست که اشاره کنيم شايد گمان عمومي در صنعت بر اين بود که دبيرخانه جايزه صنعت نفت قصد دارد بسيار سخت گيرانه با شرکت ها برخورد کند، اما حقيقت ماجرا اين است که دبيرخانه صنعت نفت، تنها بر واقع گرايي و نمايش حقايق سازماني بدون تعارفات و ملاحظات درون و برون بخشي تأکيد دارد. شاهد مثال اين موضوع اين است که امسال يکي از اين شانزده شرکت، در يکي از ارزيابي هاي مبتني بر مدل EFQM در داخل کشور شرکت داشته که در آنجا امتيازي کمتر از امتياز اکتسابي در جايزه صنعت نفت به دست آورده و اين نشان دهنده ارزشمندي بيشتر ارزيابي جايزه صنعت نفت به دليلي آشنايي و تسلط بيشتر تيم ها و ارکان جايزه با ويژگي ها و حقايق صنعت نفت است. به عبارتي، جايزه صنعت نفت و جوايز زيرمجموعه آن در چهار شرکت اصلي در حکم بازبيني سالانه شرکت ها است که وضعيت واقعي سلامت و بهبود سازماني را به مديران آن شرکت و ارکان بالادست آن به درستي نمايش مي دهد.
فرآيند ارزيابي به چه شکل انجام مي شود؟
فرآيند ارزيابي به اين صورت است که سازمان متقاضي خود را در سطحي اظهار مي کند؛ سطوح جايزه از سطح تعهد به سرآمدي و بهبود مستمر شروع و تا تنديس زرين، يک طيف 0 تا 1000 امتيازي را تشکيل مي دهد. سازمان ها مي توانند در اين طيف خود را در يک سطحي اظهار کنند و با توجه به سطح اظهارشان، اطلاعات مورد نياز را در قالبي به نام اظهارنامه در اختيار دبيرخانه بگذارند. تيم 6 نفره ارزيابي شامل حداقل دو ارزياب بيرون از صنعت، حداکثر 4 نفر ارزياب درون صنعت و يک پشتيبان و ناظر(كه از متخصصان حرفه اي اين زمينه در ستاد چهار شركت اصلي و دبير جوايز حوزة چهار شركت هستند) اظهارنامه را مطالعه مي کند و بر اساس منطق رادار و شناسايي نقاط قوت و زمينه هاي قابل بهبود به يک ارزيابي اوليه مي رسند. پس از انجام ارزيابي انفرادي، جلسه اجماع پيش از بازديد برگزار شده و تيم به جمع بندي اوليه مي رسد. سپس براي تدقيق ارزيابي و مشاهده مستندات و شواهد، بازديد حداقل چهار روزه از محل دارند.
نتايج ارزيابي هاي نخستين دوره جايزه به چه صورت بوده است؟
در نخستين دوره از جايزه، علاوه بر ده شركت حائز سطح تنديس بلورين، چهار شركت پتروشيمي خراسان، گاز استان تهران، گاز استان گيلان و گاز استان خوزستان شايسته دريافت تقديرنامه پنج ستاره و شركت هاي پايانه هاي نفتي ايران و پالايش نفت آبادان موفق به كسب تقديرنامه چهار ستاره شدند.
برنامه هاي دبيرخانه در سال 97 چيست؟
در اولين قدم گزارش بازخورد تهيه شده در نتيجه ارزيابي هاي هر يک از شانزده شرکت كه حاوي تفصيل و تشريح نقاط قوت و زمينه هاي قابل بهبود است، علاوه بر تحويل نسخه هايي از آنها به شرکت ارزيابي شده، در فروردين و ارديبهشت از سوي سرارزيابي که مسئوليت تيم ارزيابي سازمان را داشته، با همراهي نمايندگاني از دبيرخانه جايزه در وزارت نفت و حوزة شرکت اصلي مربوطه، در محل آن شرکت به صورت حضوري تشريح مي شود. در نتيجه تبيين گزارش بازخورد، شرکت هاي ارزيابي شده حداکثر طي يک ماه، فهرست پروژه هاي بهبود را که براي تداوم بهبود در سازمان خود تعريف کرده اند، همراه با اطلاعات اجرايي کامل و ساختار کنترل و نظارتي آن، به دبيرخانه جايزه ارائه خواهند کرد. دبيرخانه جايزه گزارش هاي منظم از روند پيشرفت اين پروژه ها اخذ و نتايج جمع بندي شده را در قالب گزارش هاي مديريتي به شوراي سياست گذاري ارائه خواهد کرد. همچنين مديران سرآمدي و بهبود مستمر شرکت هاي ارزيابي شده، به طور منظم در جلساتي در تهران به تبادل نظر و انتقال تجارب با يکديگر خواهند پرداخت.
پرتال جايزه در زيرمجموعه وبگاه وزارت نفت در تابستان امسال راه اندازي و مرجع ارتباطي و تشکيل بانک هاي اطلاعاتي مربوطه خواهد شد. همچنين تشکيل و توسعه ساير کانال هاي ارتباطي متناسب با محتواي توليدي و فضا و امکانات حوزه فناوري اطلاعات در کشور در دستور کار قرار دارد.بر اساس مصوبات شوراي سياست گذاري و به منظور رشد متوازن مجموعه صنعت نفت و براي پرهيز از اقدام هاي موقتي و گذرا، ستاد وزارت نفت و چهار شرکت اصلي نيز از دومين دوره جايزه و در سال 1397 مورد ارزيابي قرار گرفته و نتايج آن در اختيار شوراي سياست گذاري قرار مي گيرد.يكي از مهم ترين برنامه ها، پيگيري اقدام هاي اجرايي تفاهم نامه با بنياد مديريت کيفيت اروپا در زمينه هاي آموزشي، اجرايي و تبادل تجارب است. سلسله بازديدهايي هم براي بسط و توسعه فرهنگ سرآمدي و انتقال تجارب و درس آموخته هاي شرکت هاي برتر اولين دوره جايزه براي تمام مجموعه صنعت نفت برنامه ريزي و اجرا مي شود. همچنين با توجه به هماهنگي هاي صورت گرفته، علاوه بر بازديدها و تورهايي براي آشنايي و فراگيري تجارب تعدادي ديگر از شرکت هاي برتر صنعت نفت و برخي صنايع و سازمان هاي برتر و طراز جهاني داخل کشور، در همسويي با تفاهم نامه با بنياد مديريت کيفيت اروپا رايزني ها براي برگزاري بازديدهاي بين المللي در دستور کار قرار دارد.مطابق مصوبات شوراي سياست گذاري و بر اساس بررسي هاي مقدماتي کارشناسي انجام شده، امسال شناسايي ارزيابي ها و جوايز حوزه سازماني و غيرفردي در مجموعه صنعت نفت و پيشنهاد راهکاري جامع براي تجميع اين ارزيابي ها در قالب جايزه صنعت نفت پيگيري و اولين اجراي پايلوت آن انجام مي شود. به علاوه اولين اقدام هاي يکپارچه براي ايجاد کانون ارزيابان سرآمدي و بهبود مستمر صنعت نفت و ارتقاي دانش فني و تخصصي مجموعه صنعت نفت در اين حوزه با هدف تربيت حداقل يکصد ارزياب معتبر بين المللي، آغاز خواهد شد.
امسال براي ايجاد بانک اطلاعاتي متمرکز به منظور دسترسي همه شرکت هاي صنعت نفت به داده هاي مورد نياز براي بهينه کاوي و الگوبرداري و نيز ارائه گزارش هاي مديريتي در قالب هاي نوين و تصويري اقدام خواهد شد. در اين زمينه دبيرخانه جايزه مصمم است زيرساخت هاي لازم براي شناسايي، پايش و درک ملموس شاخص ها و نتايج واقعي از پياده سازي مدل و تفاوت هاي به وجود آمده در سازمان ها و شرکت ها در هر دوره از جايزه را ايجاد کند.
چه نيازمندي هايي را براي تداوم موفق مسير جايزه لازم مي دانيد؟
يکي از رويکردهاي اصلي جايزه بر اين استوار است که دستاوردهاي آن باعث شود تا فضاي کسب وکار کشور از «اقتصاد متکي بر نفت» خارج و بر توانمندي هاي صنعتي و توليدي ايران متكي شود. به عبارتي تلاش ما اين است که همان گونه که رشد درآمدهاي نفتي، نشاط فضاي کسب وکار را به همراه دارد، موفقيت ها و پيشرفت هاي سازماني و مديريتي در اين صنعت نيز، شادابي و پويايي را در فضاي مديريتي کشور رقم بزند؛ از اين رو براي دستيابي به اهداف و چشم انداز جايزه، ضرورت دارد تا همه شرکت هاي زيرمجموعه صنعت نفت و مديران ايشان تلاش کنند به سطحي از بلوغ سازماني دست يابند که ضرورت و اهميت درک و پياده سازي مفاهيم بنيادين و اصول مدل براي ايشان اصل باشد و از دستاوردهاي فرآيند ارزيابي، يک گزارش بازخورد کارآمد و اثربخش، ارزشمند تلقي شود، نه امتياز و لوح و تنديس. «سرآمدي و بهبود مستمر، يک راه بي انتها است». در اين راه حتي شرکتي که با کسب بيش از 500 امتياز به باشگاه تنديسي ها وارد مي شود، در حقيقت گويي در نيمه راه است، چون تازه از بيست نمره، ده نمره را از سر گذرانده است.
شرکت هاي پتروشيمي شيراز، گاز اصفهان، پتروشيمي رازي، پتروشيمي فجر، پتروشيمي پارس، گاز شهيد هاشمي نژاد، گاز مازندران، پتروشيمي مبين، پالايش نفت بندرعباس و نفت و گاز پارس به ترتيب حائز رتبه هاي يک تا ده تنديس نخستين جايزه سرآمدي و بهبود مستمر شناخته شدند؛ در اين جشنواره همچنين شرکت هاي پتروشيمي خراسان، گاز تهران، گاز گيلان و گاز خوزستان شايسته دريافت تقديرنامه 5 ستاره و شرکت پايانه هاي نفتي ايران و پالايش نفت آبادان شايسته تقديرنامه 4 ستاره شناخته شدند.