با بررسی سیر طی شده در این ادوار، چرا به استقرار مديريت دارايي هاي فيزيكي رسیدیم؟

مديريت دارايي هاي فيزيكي به عنوان حلقه مفقوده و راه حل نوين برای تحقق حداكثر ارزش از دارايي ها مورد توجه قرار گرفت.

    وجوه تمایز استقرار مديريت دارايي هاي فيزيكي شامل چه مواردی است؟

موارد مختلفی قابل بیان است که از جمله می توان به موضوع های زیر اشاره کرد: الف) جايگزيني مفهوم «ارزش» به جای سوددهي مالي/ اقتصادي: كاركرد اصلي استقرار مديريت دارايي هاي فيزيكي در بستر يك سازمان، تحقق «ارزش» در نظر گرفته شده است و «سازمان» نيز به عنوان فرد يا گروهي از افراد داراي كاركردها، مسووليت ها، اختيارات و روابط مشخص جهت دستيابي به اهداف مشترك تعريف شده است. بديهي است هم در تعريف «ارزش» و هم در تعريف «سازمان» تلاش شده است نيازها و انتظارات سازمان هايي كه اهداف و يا كاركردهايي فراتر از سوددهي مالي دارند نيز در نظر گرفته شود. اين موضوع در انطباق كامل با شرايط بسياري از سازمان هاي دولتي است كه در آنها علاوه بر اهداف مالي/ اقتصادي مواردي همچون اشتغال، خودكفايي، استقلال، رفاه و...  نيز هدف گذاری شد اند. افزون بر اين مديريت دارايي فيزيكي تلاش مي كند سازوکارهایی مشخص و مدون جهت شناسايي دقيق ارزش هاي در سازمان نيز معرفي کند.

ب)  فرآیند شناسایی کلیه عوامل مرتبط و متعامل با دارایی ها: به عنوان اولین و حداقلی ترین کارکرد استقرار مدیریت دارایی فیزیکی در سازمان ها می توان به تلاش آن برای شناسایی و جمع آوری کلیه عوامل و فاکتورهای موثر بر دارایی ها و متاثر از آنها، به صورت سیستماتیک اشاره کرد. در رویکردهای سنتی مدیریت دارایی ها، مديران ارشد سازمان همواره در معرض انبوهي از عوامل و چالش هاي متفاوت و بي پايان از موضوع ها قرار مي گرفته اند بدون آنكه فهرستي از تمام عوامل تاثير گذار در اختيار داشته باشند. مدیریت ارشد سازمان هم به نوبه خود و البته بسته به توانمندی فردی و شخصی تلاش می کرد بهترین پاسخ ممکن را برای هر یک از این موضوع ها فراهم آورد و در عين حال به منظور تحقق اهداف سازمان گام بردارد. موضوع هایی همچون انتظارات جدید ذی نفعان سازمان، قوانین جدید و لازم الاجرا، تصمیمات در خصوص موضوع های مرتبط با تولید، مالی، محيط زيستي، منابع انسانی و... بر عهده مدیران ارشد سازمان قرار می گرفت. مدیریت دارایی فیزیکی درصدد است تمامی فرآیندهای مختلف درون و بیرون از سازمان، بخش های مختلف، ذی نفعان مختلف، افراد مختلف، قوانین مختلف و کلا همه آن چیزی را که بر دارایی های سازمان تاثیری هرچند اندک دارند، به صورت نظام مند شناسایی و نقش و جایگاه و وزن هریک از آنها را مشخص و سپس نوعی از تعامل و ارتباط میان آنان برقرار کند. به عبارت دیگر پس از استقرار مدیریت دارایی های فیزیکی می توان با اطمینان گفت که هیچ یک از عوامل مرتبط با دارایی ها از نظر پنهان نمانده، بلکه فرآیند مشخصی جهت پاسخ به هر یک از آنها وجود دارد.

ج) اصلاح یا ایجاد فرآیندهای مرتبط و متعامل با دارایی ها: در مدیریت دارایی های فیزیکی مهم تر از اینکه به صورت خاص در هر یک از المان های زیرمجموعه های مدیریت دارایی فیزیکی دقیقا چه تکنیک یا روش عملیاتی مورد استفاده قرار گرفته است، وجود فرآیند و سازوکاری مشخص و معتبر در خصوص آن المان مورد توجه قرار مي گيرد. به عبارت دیگر مدیریت دارایی فیزیکی پس از شناسایی دقیق پارامترهای مرتبط، تلاش می کند که برای هریک از آنها فرآیندی متناسب ایجاد کند. بدیهی است در صورتی که پیش از آن فرآیند مشخصی در خصوص هر یک از این موضوعات در سازمان وجود داشته باشد، مدیریت دارایی فیزیکی صرفا به اصلاح و به روزرسانی آن بسنده خواهد کرد. به عنوان یک نمونه مشخص، در مديريت دارايي هاي  فيزيكي، سازمان علاوه بر تدوین استراتژی های خود باید به صورت مستند، فرآیند استفاده شده جهت شناسایی و تدوین آن استراتژی ها را تعيين کنند؛ از این رو در استانداردها و یا سایر منابع مرتبط با مدیریت دارایی های فیزیکی با مفاهیم بسیار متنوع و گوناگون از حوزه های مختلف از جمله موضوعات مالی و حسابداري، فنی و عملیاتی، رویکردهای مدیریتی و استراتژيك، حقوقی، قراردادی و یا قانونی، موارد مربوط به منابع انسانی و... روبه رو خواهیم شد. البته این تنوع موضوعی موجود ذیل مدیریت دارایی فیزیکی می تواند منجر به برداشت های سلیقه ای و تفاسیر غیرکارشناسی از آن شود که برای پرهیز از آن لازم است تاکید شود که مدیریت دارایی های فیزیکی نه تنها متناظر با هیچ یک از موضوعات پیش گفته به صورت خاص نیست؛ بلكه هیچ گونه ورودي به جزييات، روش ها و تكنيك ها، دستورعمل ها يا استانداردهاي مورد استفاده در آنها نيز نخواهد داشت. مديريت دارايي هاي فيزيكي به صراحت تاكيد مي كند كه ضمن تاييد كليه سيستم ها و استانداردهاي موجود و جاري در سازمان، به دنبال اتخاذ رویکردی جهت ساماندهی و همسوسازی (Alignment) كليه اين موضوعات در یک خط دید (line of sight) مشخص در نيل به اهداف سازمان و تلاش جهت ارتقای فرآیندهای آنان در زمینه مدیریت دارایی های فیزیکی است.

د) همسوسازی بخش های مرتبط و متعامل با دارایی ها: مدیریت دارایی فیزیکی درصدد ایجاد اطمينان از جاري بودن خط مشي، اهداف و استراتژي هاي سازمان در تمامي بخش ها و تلاش جهت سوق دادن آنها به سمت تحقق اين اهداف است. مدیریت دارایی های فیزیکی تلاش می کند که کلیه دپارتمان ها و دیسیپلین های مختلف در تمام سطوح داخل سازمان و یا بیرون از سازمان که با دارایی های سازمان به صورت مستقیم یا غیرمستقیم سروکار دارند را شناسایی کرده، در دامنه کاربرد خود قرار دهد و سپس کلیه فعالیت های آنان را در زمینه اهداف و استراتژی های سازمان همسو سازد. استقرار چنين رويكردي باعث مي شود كه به عنوان مثال كاركنان در بخش هاي عملياتي مرتبط با دارايي هاي سازمان، ضمن اطلاع از اهداف سازمان، به نقش و جايگاه خود و فعاليت هايشان در تحقق آن اهداف كاملا واقف باشند و مهم تر اينكه اهداف مدنظر آنان با اهداف مديريت ارشد سازمان يكسان و همسو خواهد بود.

    ضرورت استقرار مدیریت دارایی های فیزیکی از کجا نشات می گیرد؟

سازمان های مختلف به ویژه سازمان های دارایی محور همواره در تلاش بوده اند که با استفاده از روش های نوین و بهینه مهندسي و مدیریتی، حداکثر ارزش (ارزش های مالی) ممکن را از دارایی های خود محقق کنند. استفاده از برنامه هایی همچون مديريت يكپارچگي دارايي ها (AIM)، مدیریت نگهداشت مبتني بر قابلیت اطمینان (RCM)، مديريت جامع كيفيت (TQM)، مديريت ريسك (RM)، مديريت خوردگي (CM) و... تنها نمونه هایی از این روش ها هستند که سازمان ها در مقاطع مختلف و بر اساس نیاز موجود، از آنها بهره برده اند. با وجود دستاوردهای بسیار موفق هر یک از آنها، وجود برخی نواقص و چالش های اساسی و حل نشده در سازمان ها، منجر به ایجاد مفهوم مدیریت دارایی فیزیکی با مختصات ترسیم شده در استانداردهای ایزو سری 55000 و استفاده از رویکردهای ذیل آن در سازمان های مختلف شد.

   این چالش ها چه مواردی را شامل می شود؟         

در بیان چالش ها موارد متعددی قابل ذکر است که به برخی از آنها در ادامه اشاره می کنم.

سازمان فاقد منبع موثق و قابل اطمينان جهت آگاهی از نوع، تعداد، موقعیت، وضعیت و ارزش دقیق دارایی های خود است. اطلاعات و داده های موجود معمولا پراکنده، غیرمتمرکز، ناهمگون یا منقضی شده هستند.

 دارایی های سازمان، فرسوده شده یا از لحاظ تکنولوژیک کم بازده هستند و از طرفی منابع مالی جهت سرمایه گذاری مجدد یا نوسازی آنها محدود است. در عین حال هیچ فرآیند مشخصی جهت اولویت بندی این سرمایه گذاری ها وجود ندارد.

 مدیریت ریسک در بخش های مختلف سازمان به صورت ناهماهنگ و پراکنده انجام می شود. سازمان فاقد فرآیند مدون و پویا جهت شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک های خود ( خصوصاً ریسک های غیر مهندسي) است.

 فرآیندهای تصمیم سازی و تصمیم گیری در سازمان کاملا نامشخص و غیرمدون و عموماً به صورت غیررسمی است. به عنوان مثال خروجی برنامه های مدیریت ریسک اغلب تاثیر خاصی بر تصمیمات سازمان ندارند.

کارکنان در بخش های مالی و فنی فاقد زبان مشترک هستند. این موضوع منجر به کندی سازمان، فرسودگی کارکنان و در نهایت از دست رفتن فرصت ها شده است.

 سازمان فاقد فرآیند مشخص به منظور شناسایی دقیق ذی نفعان و نیازهای آنان و اعمال آن در اهداف و سیاست های خود است.

 رویکردها و مدل های متفاوت، ناهماهنگ و پراکنده در مدیریتHSE ، مدیریت عملکرد و مدیریت قابلیت اطمینان وجود دارد.

  فرهنگ سازمانی ناهمگون و گسسته و دپارتمان هایی که صرفا منطبق با دستور کاری خود و بدون توجه به اهداف سازمان به صورت جزیره ای و یا تیم های کاری رقیب با فعالیت های موازی و در عين حال غیرهمسو با سياست هاي سازمان کار می کنند.

  با وجود سرمایه گذاری های فراوان و استقرار سیستم های گوناگون فني و مديريتي، تعداد زیادی حادثه و یا حوادثی با پیامدهای سنگین اتفاق می افتد. استراتژی مشخصی جهت ترسیم نقشه راه عبور از وضعیت فعلی (ناظر به قابلیت های موجود) و نیل به وضعیت مطلوب وجود ندارد. در مواردی تصویر مشخصی از وضعیت مطلوب مدنظر نیز وجود ندارد.  ناهمگونی یا نبود برنامه های بلندمدت سرمایه گذاری، ناهمگونی یا نبود طرح توجیه اقتصادی به منظور اولویت بندی و تعیین میزان فوریت پروژه های آتی سازمان.

با نگاهی گذرا به وضعیت موجود می توان دریافت که بسیاری از موارد و موضوعاتی که به آنها اشاره شد،  بدون آنکه پاسخی مشخص به آنها داده شود، کم وبیش در جای جای صنعت نفت و گاز کشورمان نیز وجود دارد که البته مدیریت دارایی های فیزیکی در خصوص تمام این موضوعات دارای پاسخی مشخص و معتبر است.

   در پایان اگر بخواهیم جمع بندی از ضرورت استقرار مدیریت دارایی های فیزیکی داشته باشیم، چه نکته ای را قابل ذکر می دانید؟

ناگفته پيداست كه همچون ساير سيستم هاي مديريتي موجود، مديريت دارايي هاي فيزيكي نيز در سازمان هاي مختلف ممكن است سطوح متفاوتي از بلوغ را دارا باشند و در نتيجه نتايج و دستاوردهاي آن نيز متاثر از همين موضوع قرار داشته باشد. در حالت ايده آل گسترش تفكر دارايي محور و همچنين تلاش در دستيابي به اهداف سازماني با استفاده از اين دارايي ها به صورت نظام مند و از طرفي تعيين و تدوين فرآيندهايي مشخص در خصوص تمامی موضوعات مرتبط با اين دارايي هاي از جمله مهم ترین كاركردهاي استقرار دارايي فيزيكي در سازمان ها شناخته مي شود. نگاهي كلي به وضعيت دارايي ها و سطح تكنولوژيك آنها و همچنين چالش هاي موجود در صنعت نفت و گاز كشور در بخش تامين تجهيزات و يا ساير بخش هاي مرتبط با دارايي هاي فيزيكي در حال حاضر صنعت نفت نشان مي دهد استقرار مديريت دارايي هاي فيزيكي به صورت ضرورتی انکارناپذیر است.